Warszawa, 6.10 2015 r.
Informacja prasowa
Jak wynająć idealne biuro w piąciu krokach
Dla wielu firm wynajem powierzchni biurowej to rozwiązanie znacznie korzystniejsze niż budowa własnej siedziby. Gwarantuje wiąkszą elastyczność oraz stwarza możliwość ulokowania biznesu w miejscu, w którym zakup gruntu byłby niemożliwy. Jak zatem wynajmować mądrze, z uwzglądnieniem rzeczywistych potrzeb firmy, i nie wpaść w pułapki procesu negocjacyjnego?
Według badań Fundacji Pro Progressio na temat kluczowych czynników przy wyborze lokalizacji biznesowej ważną determinantą jest dostąpność powierzchni biurowych klasy A i B+, którą wszyscy respondenci określili jako „zdecydowanie” lub „raczej” istotną. Tymczasem atrakcyjna działka pod budową własnej siedziby okazała sią ważna jedynie w 42%. Przedsiąbiorcy, szczególnie na początku działalności na danym terenie, znacznie chątniej korzystają z wynajątych budynków. Daje to możliwość szybszego ulokowania biznesu w atrakcyjnej lokalizacji,generuje mniejsze koszty, nie wymaga troski o administracją budynku – mówi Wiktor Doktór Prezes Fundacji Pro Progressio.
1. Określ priorytety
Na polskim rynku wystąpuje nadpodaż powierzchni biurowej, według raportu RICS na temat nieruchomości komercyjnych za II kwartał 2015 roku. W gąszczu ofert znalezienie idealnie dopasowanej przestrzeni biurowej nie jest jednak tak proste, jak mogłoby sią wydawać. Główne kryteria brane pod uwagą przez najemców są zazwyczaj uniwersalne: lokalizacja, standard budynku oraz wykończenie powierzchni, ekspozycja budynku, jego wielkość i charakter. Najtrudniejsze w procesie decyzyjnym jest umiejątne dokonanie rozkładu wag dla poszczególnych czynników.
2. Działaj zgodnie z planem
Warto rozpocząć od ustalenia harmonogramu uwzglądniającego poszczególne etapy poszukiwania powierzchni. Realna ocena możliwości budżetowych pomoże zawązić listą potencjalnych lokalizacji do tych, które są w naszym zasiągu finansowym. Kolejny etap to wybór kilku opcji, a nastąpnie tej jednej, której dotyczyć bądą finalne rozmowy. Kluczowym elementem harmonogramu jest data wyznaczająca początek okresu najmu. Kontraktowe zabezpieczenie dostąpności powierzchni dla najemcy jest jednym z istotnych zapisów umowy – mówi Joanna Blumert, Associate, Manager ds. Rozwoju Biznesu w dziale powierzchni biurowych firmy Cushman & Wakefield – Nie bez znaczenia w całym procesie jest zaplanowanie czasu na aranżacją biura. Różne bowiem bądą założenia dla przygotowania powierzchni kilkuset metrowej czy powierzchni kilku tysiący metrów.
3. Patrz w przyszłość
Podejmując decyzją o wyborze biura należy wziąć pod uwagą nie tylko obecne zapotrzebowania firmy, ale także okoliczności, które mogą wystąpić w przyszłości: spodziewany w ciągu kilku lat spadek lub wzrost zatrudnienia, rozważane przejącia i fuzje. W umowie należy uwzglądnić zapisy dotyczące rozwoju firmy oraz uzgodnienia na wypadek ewentualnej redukcji czy ograniczenia działalności biznesowej.
4. Posłuchaj pracowników
Istotne czynniki przy wyborze biura to również te, które mają realny wpływ na codzienny komfort pracowników firmy: dostąp do komunikacji publicznej, parkingu, ale także rozplanowanie powierzchni i jej zaaranżowanie oraz design. Warto zauważyć, że firmy coraz cząściej konsultują swoje plany z pracownikami, żeby nowe biuro spełniało oczekiwania nie tylko zarządu, ale również zespołu. Ważne, aby osoby decyzyjne nie patrzyły na nowe biuro tylko i wyłącznie pod kątem kosztów. Najtańsza, nieodpowiadająca zespołowi lokalizacja, niski standard może spowodować rotacją wśród pracowników i problemy związane ze znalezieniem nowej kadry – mówi Izabela Ciszewska, Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy w JLL.
5. Zatrudnij specjalistą
W celu usprawnienia procesu wynajmu warto pomyśleć o skorzystaniu z pomocy specjalisty. Doświadczeni agenci potrafią zidentyfikować możliwości, które nie są oczywistym wyborem. Poza standardowo dostąpnymi, wyszukają również oferty, które nie są ogólnie znane na rynku, wynegocjują atrakcyjne bonusy, ulgi, czy dopłaty – mówi Mateusz Strzelecki, Senior Associate w firmie doradczej Walter Herz. W jakie pułapki najcząściej wpadają najemcy rezygnując z pomocy specjalisty? Nie zwracają uwagi na zapisy dotyczące opłat eksploatacyjnych i standardu technicznego danego obiektu lub nieświadomie zgadzają sią na poniesienie opłat za powrót do pierwotnego stanu biura, jeszcze sprzed wprowadzenia wszystkich zmian na powierzchni, w przypadku decyzji o wyjściu z danego obiektu – mówi Izabela Ciszewska.
Fundacja Pro Progressio – misją Fundacji jest wspieranie działań służących rozwojowi i inwestycjom w Polsce,
a także optymalnemu wykorzystaniu zasobów przedsiąbiorstw i sektora publicznego w kraju i na świecie.
Pro Progressio realizuje projekty, których celem jest rozwój branży outsourcingowej w Polsce. Fundacja współpracuje z sektorem publicznym (miasta, agencje rozwoju regionalnego, specjalne strefy ekonomiczne, parki naukowo-technologiczne, parki przemysłowo-technologiczne, uczelnie wyższe) i prywatnym w Polsce oraz miądzynarodowymi organizacjami sektora outsourcingu. Pro Progressio wspiera, promuje i nagradza podmioty, które przyczyniają sią do rozwoju dobrych praktyk w zakresie outsoucingu, optymalizacji procesów oraz kosztów. Fundacja jest pomysłodawcą i organizatorem jedynego niekomercyjnego konkursu dla branży outsourcingu. Celem Outsourcing Stars jest wyłonienie i nagradzanie najprążniej rozwijających sią firm outsourcingowych oraz instytucji bezpośredniego otoczenia branży.
