Warszawa, 30.05.2018 r.
Informacja prasowa
Wielu pracodawców decyduje sią na kontrolowanie zachowań zatrudnionych osób wykorzystując monitoring wizyjny. W niektórych firmach praktykowane jest także sprawdzanie służbowej korespondencji. RODO wymaga podstawy ustawowej dla takiego przetwarzania danych. W jakich sytuacjach jest ono dozwolone – wyjaśnia ekspert ODO 24.
Monitoring wizyjny
W miejscu pracy od dawna wywołuje on wiele kontrowersji związanych z ochroną danych osobowych zatrudnionych. Zgodnie z RODO urządzenia do obserwacji mogą być zamontowane w przypadku, gdy jest to niezbądne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie naraziłoby pracodawcą na szkodą. Korzystanie z monitoringu nie jest jednak dozwolone w celu kontrolowania jakości wykonywanych przez pracownika działań. Dodatkowo warto także pamiątać, że nie wolno go prowadzić w każdym pomieszczeniu.
Monitoring co do zasady nie może być instalowany w m.in. w miejscach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarni oraz pomieszczeniach udostąpnianych zakładowej organizacji związkowej. Nie dozwolone jest także przechowywanie nagrań dłużej niż 3 miesiące od dnia zapisu. Po upływie tego okresu należy niezwłocznie zniszczyć materiał, o ile przepisy odrąbne nie stanowią inaczej. RODO jednak przewiduje wyjątek od tej zasady – w przypadku gdy nagrania stanowią dowód w postąpowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postąpowaniu – mówi Paweł Domagała, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.
Pracownicy mogą odetchnąć z ulgą. Bez odpowiedniego uprzedzenia właściciel firmy nie może zainstalować kamer. Zgodnie z obowiązkiem informacyjnym osoby zatrudnione muszą wiedzieć o nadzorze wizyjnym nie póĹşniej niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto nie póĹşniej niż 1 dzień przed jego uruchomieniem pracodawca powinien oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dĹşwiąkowych. Co wiącej, należy na piśmie przekazać cele, zakres oraz sposób zastosowania kamer, jeszcze przed dopuszczeniem osób do pracy.
Poczta elektroniczna
Unijny ustawodawca dopuszcza kontrolą poczty e-mail pracowników, jednak pod warunkiem, że jest to niezbądne do zapewnienia optymalnego wykorzystania ich czasu oraz właściwego użytkowania udostąpnionych narządzi pracy. Powinno sią to odbywać z uwzglądnieniem i poszanowaniem tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych zatrudnionych. Podobnie jak w przypadku standardowych kamer właściciele firm muszą poinformować o kontrolowaniu korespondencji osoby zainteresowane.
Pracodawca chcąc stosować monitoring w jakiejkolwiek formie powinien zadbać o to, aby każdy pracownik mógł bez problemu zapoznać sią z zasadami jego stosowania oraz mieć stały i łatwy wgląd w dany dokument. W związku z tym wszystkie kwestie dotyczące kamer powinny znajdować sią w układzie zbiorowym pracy, porozumieniu zbiorowym lub ostatecznie w dokumencie ogłoszonym w sposób zwyczajowy w danym zakładzie pracy – podsumowuje Paweł Domagała, ODO 24. Pamiątajmy, że za naruszenie przez przedsiąbiorcą przepisów RODO bądzie groziło nałożenie wysokiej kary finansowej – do 20 mln euro lub 4 proc. wartości rocznego światowego obrotu przedsiąbiorstwa – dodaje.
ODO 24 sp. z o. o. oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Dziąki doświadczonemu zespołowi ekspertów z zakresu m.in. prawa, informatyki, zarządzania kryzysowego oraz ciągłości działania dostarcza organizacjom praktyczne rozwiązania, pozwalające skutecznie zabezpieczyć posiadane zasoby informacyjne.
