Warszawa, 30.05.2018 r.
Informacja prasowa
Wielu pracodawców decyduje siÄ… na kontrolowanie zachowaÅ„ zatrudnionych osób wykorzystujÄ…c monitoring wizyjny. W niektórych firmach praktykowane jest także sprawdzanie sÅ‚użbowej korespondencji. RODO wymaga podstawy ustawowej dla takiego przetwarzania danych. W jakich sytuacjach jest ono dozwolone – wyjaÅ›nia ekspert ODO 24.
Monitoring wizyjny
W miejscu pracy od dawna wywołuje on wiele kontrowersji związanych z ochroną danych osobowych zatrudnionych. Zgodnie z RODO urządzenia do obserwacji mogą być zamontowane w przypadku, gdy jest to niezbądne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie naraziłoby pracodawcą na szkodą. Korzystanie z monitoringu nie jest jednak dozwolone w celu kontrolowania jakości wykonywanych przez pracownika działań. Dodatkowo warto także pamiątać, że nie wolno go prowadzić w każdym pomieszczeniu.
Monitoring co do zasady nie może być instalowany w m.in. w miejscach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarni oraz pomieszczeniach udostÄ…pnianych zakÅ‚adowej organizacji zwiÄ…zkowej. Nie dozwolone jest także przechowywanie nagraÅ„ dÅ‚użej niż 3 miesiÄ…ce od dnia zapisu. Po upÅ‚ywie tego okresu należy niezwÅ‚ocznie zniszczyć materiaÅ‚, o ile przepisy odrÄ…bne nie stanowiÄ… inaczej. RODO jednak przewiduje wyjÄ…tek od tej zasady – w przypadku gdy nagrania stanowiÄ… dowód w postÄ…powaniu lub pracodawca powziÄ…Å‚ wiadomość, iż mogÄ… one stanowić dowód w postÄ…powaniu – mówi PaweÅ‚ DomagaÅ‚a, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.
Pracownicy mogą odetchnąć z ulgą. Bez odpowiedniego uprzedzenia właściciel firmy nie może zainstalować kamer. Zgodnie z obowiązkiem informacyjnym osoby zatrudnione muszą wiedzieć o nadzorze wizyjnym nie póĹşniej niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto nie póĹşniej niż 1 dzień przed jego uruchomieniem pracodawca powinien oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dĹşwiąkowych. Co wiącej, należy na piśmie przekazać cele, zakres oraz sposób zastosowania kamer, jeszcze przed dopuszczeniem osób do pracy.
Poczta elektroniczna
Unijny ustawodawca dopuszcza kontrolą poczty e-mail pracowników, jednak pod warunkiem, że jest to niezbądne do zapewnienia optymalnego wykorzystania ich czasu oraz właściwego użytkowania udostąpnionych narządzi pracy. Powinno sią to odbywać z uwzglądnieniem i poszanowaniem tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych zatrudnionych. Podobnie jak w przypadku standardowych kamer właściciele firm muszą poinformować o kontrolowaniu korespondencji osoby zainteresowane.
Pracodawca chcÄ…c stosować monitoring w jakiejkolwiek formie powinien zadbać o to, aby każdy pracownik mógÅ‚ bez problemu zapoznać siÄ… z zasadami jego stosowania oraz mieć staÅ‚y i Å‚atwy wglÄ…d w dany dokument. W zwiÄ…zku z tym wszystkie kwestie dotyczÄ…ce kamer powinny znajdować siÄ… w ukÅ‚adzie zbiorowym pracy, porozumieniu zbiorowym lub ostatecznie w dokumencie ogÅ‚oszonym w sposób zwyczajowy w danym zakÅ‚adzie pracy – podsumowuje PaweÅ‚ DomagaÅ‚a, ODO 24. PamiÄ…tajmy, że za naruszenie przez przedsiÄ…biorcÄ… przepisów RODO bÄ…dzie groziÅ‚o naÅ‚ożenie wysokiej kary finansowej – do 20 mln euro lub 4 proc. wartoÅ›ci rocznego Å›wiatowego obrotu przedsiÄ…biorstwa – dodaje.
ODO 24 sp. z o. o. oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Dziąki doświadczonemu zespołowi ekspertów z zakresu m.in. prawa, informatyki, zarządzania kryzysowego oraz ciągłości działania dostarcza organizacjom praktyczne rozwiązania, pozwalające skutecznie zabezpieczyć posiadane zasoby informacyjne.
