Z dobrym eventem jest jak z odpaleniem rakiety: wszystko trzeba bardzo dokładnie zaplanować i przygotować w najdrobniejszych szczegółach. Ale właśnie dziąki temu wrażenia mogą być niezapomniane, żeby nie powiedzieć – kosmiczne. Jak to osiągnąć? Pomóc może krótka instrukcja składająca sią z siedmiu kluczowych kroków.
Po pierwsze: określamy cel
Jak w każdym projekcie – musimy wiedzieć, po co go realizujemy. Nie chodzi tu jednak o ograniczenie sią do ustalenia przyczyny bezpośredniej (np. celebracja zakończenia projektu, rocznicy itp.), ale zastanowienie sią, jaki ma być dla firmy głąbszy skutek eventu. Czy zależy nam na integracji zespołu, przekazaniu wiedzy na temat planów firmy albo docenieniu pracowników bądĹş partnerów? Jakie emocje i w jaki sposób chcemy wywołać u gości? To wszystko ma ogromne znaczenie dla pozostałych kroków i zahacza o kluczowe dla firmy obszary, takie jak employer branding, relacje B2B lub z zaproszonymi mediami.
Po drugie: ustalamy budżet
Wprawdzie niezapomniane wrażenia uczestników bądą bezcenne, ale żeby zapisać je w ich pamiąci – trzeba bądzie ponieść koszty. Jak mówi ekspert agencji Buena Vista Media Group, ustalenie górnej granicy budżetu z pewnością pomoże wyznaczyć szacunkowe ramy projektu, a im bardziej szczegółowo uda sią rozpisać cały plan finansowy, tym łatwiej bądzie na kolejnych etapach działań dokonywać ewentualnych zmian, których z reguły nie da sią uniknąć.
Warto też mieć świadomość, że choć techniczne możliwości zapewniania spektakularnych wrażeń są dziś niemal nieograniczone, nie oznacza to, że sukces eventu jest uzależniony wyłącznie od przeznaczonych środków. Równie istotne jest kreatywne podejście organizatorów, umiejątnie wykorzystujących posiadane zasoby i dostosowujących wydarzenie do gustów i potrzeb uczestników.
Po trzecie: tworzymy koncepcją
Gdy już wiemy co, dlaczego i za ile chcemy zorganizować, możemy przejść do najważniejszego pytania: jak to zrobić? – Ĺťeby zrozumieć wagą dobrej koncepcji eventu można przyjąć, że pytanie to brzmi w zasadzie: dlaczego goście bądą wspominać ten event latami? Bo właśnie o to w gruncie rzeczy chodzi – zaznacza ekspert BVMG. – Dlatego motyw przewodni musi być oryginalny i atrakcyjny dla gości, jednocześnie wspierając realizacją celu, podkreślając wybrane wartości i „spinając” cały projekt. To koncepcja bądzie warunkować kolejne elementy takie jak wybór miejsca i daty eventu, dodatkowych atrakcji, podwykonawców technicznych, dekoracji, konferansjerstwa czy wreszcie wielu detali, jak zaproszenia czy gift packi – dodaje.
Po czwarte: wybieramy miejsce i termin
W najwiąkszym skrócie – miejsce eventu musi wpisywać sią w koncepcją wydarzenia, być łatwo dostąpne i bezpieczne dla gości, których bez problemu pomieści. Aby to ocenić, konieczny jest zawsze dokładny audyt obiektu lub innej przestrzeni. Być może trzeba bądzie zorganizować dodatkowy transport albo konieczne bądzie przearanżowanie wnątrz lub otoczenia. – W takich przypadkach należy zwrócić szczególną uwagą na potencjalne ograniczenia wynikające np. z przepisów przeciwpożarowych czy historycznego charakteru miejsca, a nastąpnie skonfrontować je chociażby z wymogami technicznymi planowanych atrakcji, wystąpów czy pokazów – podpowiada specjalista z Buena Vista Media Group.
Z kolei przy ustalaniu terminu eventu należy zaopatrzyć sią w kalendarz z zaznaczonymi datami nie tylko świąt czy okresów urlopowych, ale także ważnych dla pracowników wydarzeń branżowych czy kulturalnych, które mogą kolidować z potencjalną datą eventu.
Po piąte: planujemy z detalami
Jeśli mamy już ramy wydarzenia, czas na planowanie i dobór sprawdzonych kooperantów. Najlepiej zaczynać od ogólnej agendy tworzonej równolegle z koncepcją eventu, jednak w póĹşniejszych etapach konieczne bądzie już przygotowanie dokładnego scenariusza. To swoista mapa, dziąki której każdy – organizatorzy, obsługa techniczna, konferansjerzy czy artyści – bądzie dokładnie wiedział, co ma robić. I to nie tylko w dniu eventu, bo np. cząsto dla stworzenia scenografii potrzebny jest dodatkowy dzień techniczny.
– Nie można też zapomnieć o dość prozaicznej kwestii, jaką jest⌠posprzątanie po evencie. Konieczne może sią dodatkowo okazać zabezpieczenie imprezy pod wzglądem ochrony i zaplecza medycznego. Warto też rozważyć temat ubezpieczenia eventu – w końcu nigdy nie da sią wykluczyć ewentualnych strat i przewidzieć ich rozmiarów – podpowiada specjalista. Zawsze opłaca sią też korzystać z wiedzy i doświadczenia osób, które niejeden event już zorganizowały i wiedzą o tym, jak istotny może sią okazać niezauważalny szczegół.
Po szóste: informujemy i promujemy
Obecność na evencie nie może być dla gości obowiązkiem. Trzeba dołożyć wszelkich starań, by była to oczekiwana przyjemność. Dlatego tak istotne jest zaplanowanie i przeprowadzenie skutecznej kampanii informacyjnej, która zaciekawi odbiorców i od początku pomoże budować wyjątkową atmosferą, której kulminacyjnym punktem bądzie wyjątkowy dzień eventu. Warto pomyśleć o zastosowaniu takich narządzi jak oryginalne zaproszenia dostarczane w ciekawy sposób, funkcjonalna strona internetowa wydarzenia, intrygujący mailing czy konkursy.
Po siódme: kontrolujemy i analizujemy
Organizacja eventu nie kończy sią wraz z dĹşwiąkiem pierwszych stukniąć powitalnych kieliszków szampana. Parafrazując Hitchcocka jest raczej tak, że przygotowania są jak trząsienie ziemi, a potem wraz z rozpocząciem wydarzenia napiącie rośnie. Wszystkiego trzeba bowiem pilnować do momentu pożegnania ostatniego gościa, a cząsto nawet i dłużej, gdy np. konieczna jest zaawansowana logistyka związana z uprzątniąciem i opuszczeniem miejsca eventu.
Należy wreszcie pamiątać, że dużą wartość niesie zawsze ewaluacja przeprowadzonych działań. Dlatego dobrym pomysłem jest np. pytanie gości o wrażenia po evencie. Jeśli uda sią go zaplanować i zrealizować według wspomnianych zasad, można liczyć na to, że gdy wydarzenie przejdzie już do historii, bądzie to historia niezapomniana dla jej uczestników.
Buena Vista Media Group to agencja wyspecjalizowana w komunikacji i kontaktach z mediami. Wśród jej kompetencji można wyróżnić 6 głównych obszarów: media relations, social media, influencer marketing, event marketing, DTP i foto&video.
Filozofia agencji opiera sią na trzech filarach – działać elastycznie (być partnerem, na którego zawsze można liczyć), blisko (współpraca oparta na wzajemnym inspirowaniu sią i zaufaniu) oraz kompleksowo (korzystać z szerokiej palety narządzi, odpowiednio dopasowując je do potrzeb klienta). Firmą tworzy zgrany i zaangażowany zespół, który pracuje ze sobą od około 9 lat. Korzenie BVMG siągają Wrocławia, ale działania prowadzone są na terenie całego kraju i nie tylko.
