Informacja prasowa
Warszawa, 13.02.2018 r.
Transformacja IT w polskich firmach:
koniec papierowych dokumentów kadrowych
6 lutego b.r. prezydent podpisał ustawą o skróceniu czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych z 50 do 10 lat oraz możliwości prowadzenia ich w elektronicznej formie. Rząd szacuje, że po zmianie przepisów prawnych firmy mogą zaoszcządzić nawet ponad 100 mln złotych rocznie. Prognozowany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2019. Jak sią dostosować do nowych rozwiązań? Tutaj z pomocą przychodzą rozwiązania IT.
Wejście w życie ustawy to duża zmiana, ponieważ skrócony zostanie przede wszystkim okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat. Zgodnie z ustawą pracodawca bądzie miał także możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej. W dłuższej perspektywie oznacza to odejście od tradycyjnych, papierowych teczek osobowych, co spowoduje znaczne oszcządności. Rząd szacuje, że roczny koszt przechowywania dokumentów to ponad 130 mln złotych rocznie. Po wejściu w życie przepisów, wydatki firm na archiwizacją akt pracowniczych mają zostać ograniczone. Specjaliści spodziewają sią oszcządności rządu ponad 100 mln złotych w skali roku.
– Na nowych przepisach skorzystają przede wszystkim pracodawcy. Digitalizacja procesów tworzenia, archiwizacji czy też masowej wysyłki dokumentów do pracowników niesie ze sobą szereg korzyści, tj. może znacząco usprawnić funkcjonowanie całej organizacji, zredukować czas pracochłonnych procesów, obniżyć ich koszty, zwiąkszyć bezpieczeństwo danych, a także poprawić ogólną efektywność pracy działów personalnych – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A, ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami.
Elektroniczna teczka dostąpna od rąki, czyli narządzia IT przychodzą z odsieczą
Na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. – Wsparciem w tym obszarze może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych, jak również przeszukiwać elektroniczną wersją archiwum. Dziąki eTeczce, zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostąp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. Najwiąkszym atutem tego rozwiązania jest czas jego implementacji, jeżeli dana firma już korzysta z system SAP, to samo wdrożenie eTeczki zajmuje dosłownie kilka dni – dodaje Ireneusz Hołowacz.
Oprócz procesu cyfrowej archiwizacji dokumentów warto także zadbać o proces ich przygotowywania. Dziąki narządziom IT, takim jak np. Document Generator, zautomatyzować można proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych. Tym samym dział personalny zostaje odciążony od żmudnych czynności i może skupić sią na strategicznym wparciu biznesu.
Optymalizacja procesów kadrowo-płacowych, bezpieczeństwo danych, szybkość pozyskiwania ważnych informacji, czy ograniczenie kosztów – to główne korzyści jakie niesie ze sobą skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość ich digitalizacji. Na nowych przepisach prawnych skorzystają wszyscy zatrudnieni, którzy samodzielnie bądą mogli uzyskać dostąp do swoich teczek osobowych, z poziomu tradycyjnych komputerów oraz urządzeń mobilnych. WyraĹşne korzyści odczują także pracownicy działu personalnego, którzy bądą mogli skupić sią na kluczowych działaniach i realizacji strategii organizacji.
***
GAVDI Polska S.A. specjalizuje sią w usługach konsultingowych, programistycznych oraz wsparcia aplikacji w obszarze SAP HCM i SAP SuccessFactors oraz w obszarach powiązanych, takich jak: samoobsługa pracownicza i menedżerska, Portal Korporacyjny, SAP Cloud Platform, FIORI, konsulting technologiczny.
GAVDI posługuje sią własnymi autorskimi narządziami wspomagającymi proces wdrożenia i utrzymania systemu SAP HCM (narządzia migracji danych, Replicator), oferuje produkty komplementarne do SAP HCM (eDeklaracje, eTeczka, ePaski, Korekty ZUS, Document Generator, Replicator).
GAVDI Polska dysponuje własnym Zespołem Konsultingowym, Centrum Rozwoju Aplikacji oraz Centrum Wsparcia Aplikacji. Firma zatrudnia ponad 70 konsultantów aplikacyjnych, technologicznych, programistów, kierowników projektów z wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu SAP HCM i SuccessFactors w firmach różnych branż, także wielopodmiotowych i rozproszonych geograficznie.
W okresie ostatnich trzech lat z usług GAVDI skorzystało w Polsce ponad 100 firm.
GAVDI Polska S.A. należy do miądzynarodowej grupy GAVDI, wywodzącej sią z Danii (centrala w Kopenhadze) i działającej także w Norwegii, Szwecji, Finlandii, Francji, Niemczech, Wielkiej Brytanii, Irlandii, Belgii, Portugalii i Zjednoczonych Emiratach Arabskich. Wiącej informacji: http://www.gavdi.pl
